Riunioni ascendenti, discendenti e di discussione nel lavoro di gruppo

Inserito in NPG annata 1985.

 

Gabriela Tavazza

(NPG 1985-10-53)


Nell'articolo precedente (NPG, 1985/9) abbiamo individuato quali pregi e quali rischi un animatore può correre qualora decida di far partecipare il proprio gruppo a grosse riunioni, come i meeting e i convegni.
In questo articolo invece ci occuperemo di come, all'interno di un piccolo gruppo, l'animatore possa utilizzare la riunione in quanto luogo privilegiato per il passaggio di comunicazioni, informazioni, scambi fra i componenti del gruppo.
In genere, all'interno della vita di un gruppo, il «momento del ritrovarsi» è sempre atteso, in quanto spazio d'incontro, rispetto al quale ogni componente ha delle attese, delle speranze, delle convinzioni proprie.
Molte cose dette nei «corridoi» vengono rimandate su un piano decisionale a quando è possibile riunirsi a discutere; molti dubbi, perplessità, programmi, iniziative aspettano di trovare voce in questi incontri. Per tutto questo, e altro, la riunione diventa un vero e proprio «strumento di lavoro» che l'animatore deve saper usare e adattare alle molteplici sfaccettatture della vita di un gruppo.
Al fine di avere una maggiore sistematicità nella esposizione, si è pensato di catalogare i vari tipi di incontri secondo le tre grosse categorie di R. Mucchielli: le riunioni discendenti, le riunioni ascendenti, le riunioni di discussione.
Alla base di tale differenziazione vi è il modo in cui passano l'informazione, la comunicazione, e il tipo di relazioni che si vengono ad instaurare tra i membri.

LE RIUNIONI DISCENDENTI

Si definiscono riunioni discendenti quegli incontri in cui l'informazione, in possesso di pochi o a volte del solo conduttore, viene passata alla base. Quindi la parola discendente va intesa nel senso letterale del termine: informazione che scende dall'alto, dal vertice, verso il basso.
Va precisato che qualsiasi membro, nell'istante stesso in cui condivide la notizia, il dato, l'accaduto di cui era unico detentore, con i componenti del gruppo, sta operando un passaggio di informazioni di tipo discendente.
Anche nei convegni avviene questo tipo di comunicazione, ma la differenza fra questi due contesti si riscontra sia in colui che detiene l'informazione, sia nel livello di coinvolgimento dei partecipanti. Nel caso del convegno l'oratore è un membro estraneo e esterno a quella entità, auditorio, che si costituisce nella sala; mentre nel secondo caso l'oratore fa parte del gruppo a cui si rivolge.
Nelle riunioni discendenti di piccolo gruppo gli uditori sono personalmente implicati, in quanto ciò che verrà detto è in stretta relazione con la loro esperienza e con il loro lavoro. Quanto esposto potrà del resto modificare le attività del gruppo.
In quali occasioni l'animatore dovrà convocare una riunione caratterizzata da questa modalità comunicativa? E come dovrà essere condotto un siffatto incontro?

Quando utilizzare le riunioni discendenti

Per quel che concerne il quando un facilitatore di gruppo deve pensare di utilizzare una riunione di tipo discendente, possiamo indicare alcune occasioni.
Anzitutto ogni volta che il facilitatore vorrà o sarà necessario che tutti i membri del gruppo possiedano lo stesso tipo di informazione. Questa esigenza può essere connessa all'opportunità di dare direttive, indicare regole, trasmettere informazioni (scientifiche); o situazioni di emergenza: scadenza per la consegna di un lavoro, per l'organizzazione di una gita...; per riportare in gruppo esperienze fatte solo da alcuni componenti (riferire quanto sentito a un convegno oppure a un incontro diocesano...).
La riunione discendente va utilizzata, in secondo luogo, quando l'informazione interessa tutti e può modificare sostanzialmente l'organizzazione del gruppo. C'è in questo modo un coinvolgimento diretto per i membri rispetto all'oggetto della comunicazione. Basti pensare al momento in cui il leader del gruppo deve comunicare date di appuntamenti, cambiamenti di regole interne, distribuire compiti e consegne fra i partecipanti.
In terzo luogo la riunione discendente è necessaria quando si desidera che quanto viene trasmesso sia recepito in modo chiaro. La comunicazione discendente deve essere prescelta dall'animatore ogni qualvolta pensi o risulti necessario che gli altri si limitino ad ascoltare attentamente, riducendo così al minimo la possibilità di «perdita del dato».
Infine la riunione è opportuna quando il tempo a disposizione è limitato e bisogna uscire dall'incontro con una decisione, o con un programma. In questi casi l'animatore non ha la possibilità di utilizzare altre tecniche di conduzione dell'incontro (tipo ascendente), in quanto il rischio è di non raggiungere l'obiettivo prefissato.
Quindi, ogni qualvolta si verifichi una o più delle condizioni ora accennate, per l'animatore del gruppo è consigliabile che, già nel momento in cui indice la riunione, si prepari a condurla secondo le modalità specifiche proprie dalla riunione discendente.
Tale accortezza è necessaria quando è lo stesso conduttore a dover fare delle comunicazioni, ma anche quando deve farle un componente del gruppo.
In questa seconda ipotesi deve essere premura dell'animatore incontrarsi precedentemente con la persona in questione per organizzare l'incontro.

Lo svolgimento delle riunioni discendenti

Rispetto al come condurre una simile riunione, essa può essere logicamente divisa in due fasi: la prima di informazione discendente propriamente detta; la seconda di feed-back.

Prima fase: informazione discendente

Le informazioni che vengono date in questi incontri riguardano in modo diretto o in prima persona i singoli componenti. Gli individui partecipano pertanto alle riunioni con aspettative ben precise, legate agli interessi di gruppo che sono in gioco. La riunione ha un carattere formale, specifico. L'animatore dovrà formulare in modo chiaro l'ordine del giorno. Più l'incontro è atteso, più sarà necessario un ordine del giorno dettagliato e preciso, in modo da non creare nei partecipanti attese che non possano poi essere soddisfatte o che ostacolino una corretta partecipazione o recezione delle informazioni.
È opportuno che l'ordine del giorno venga fatto pervenire ai membri con un certo anticipo o che rimanga esposto in modo che un numero maggiore possibile di persone ne possano prendere atto. Una riunione prima di una corretta convocazione e di un ordine del giorno può essere paragonata ad una tavola ricca di cibi gustosi in cui manchino piatti, bicchieri, posate per gustarli.
In base al contenuto della comunicazione il conduttore dovrà studiare di quale materiale avvalersi perché l'esposizione risulti il iù possibile comprensibile.
È necessario che si utilizzi un linguaggio chiaro, adeguato al livello di chi ascolta, ordinato e logico nel suo procedere, che faciliti l'attenzione dei presenti senza annoiarli.
^ Se la convocazione è legata ad una nuova organizazione del gruppo, alla modifica di alcune regole o al ripristino di nuove, alla distribuzione di funzioni precise ad alcuni membri, allo spostamento di sede, al cambio di orario... l'animatore o il capo carismatico deve comunicare ciò, motivando accuratamente ogni elemento, data l'alta implicazione emotiva e programmatica. La scelta accurata dei contenuti, in questo caso, è legata anche al fatto che essi non possono essere ridiscussi o modificati dai membri. C'è da tener presente che a questo tipo di comunicazione l'animatore deve ricorrere solamente quando, in un determinato momento di vita del gruppo, competa a lui solo prendere decisioni che non possono essere messe in discussione. In caso contrario egli dovrebbe scegliere una riunione di tipo ascendente.
^ Se la convocazione riguarda il resoconto da parte di un membro, dei contenuti di un convegno o di un'attività svolta, l'animatore dovrà fornirsi di pannelli, schemi, grafici che rendano a livello visivo più evidente quanto è esposto a livello verbale. Si può scegliere di fornire ai presenti anche degli schemi scritti o una breve sintesi di quanto verrà detto.
^ Se la convocazione riguarda l'insegnamento di una tecnica, sarà opportuno utilizzare anche mezzi audiovisivi, fornendo delle indicazioni teoriche e/o bibliografiche.
Va ricordato che, indipendentemente dai contenuti, l'intervento deve essere convincente. Questo tipo di incontri sono, infatti, in stretta relazione con dei bisogni del gruppo e del suo ciclo vitale. Basti pensare alla riorganizzazione interna diversa che ogni fase richiede e che l'animatore può sancire con un incontro discendente, in cui formulare il nuovo statuto di gruppo, dividere i membri in sottogruppi di lavoro, fornire tecniche.
Esaurita la prima fase, l'animatore darà l'avvio alla raccolta del feed-back o informazione di ritorno.

Seconda fase: feed-back

L'informazione di ritorno, che il conduttore cercherà di ottenere dai presenti terminata la sua esposizione, servirà soprattutto per verificare quanto è stato capito. Il termine feed-back, usato in più contesti, in questo caso va inteso come possibilità per chi ha parlato di sapere se e quanto del suo discorso è stato recepito.
In questo tipo di riunione, la fase del feedback serve ai partecipanti per verificare se quanto recepito è loro chiaro, è stato ben compreso, ha bisogno di ulteriori chiarimenti e dilucidazioni; e serve all'animatore per avere il polso della situazione su quanto è stato «dato».
Questa fase è molto delicata, dato il tipo di comunicazione e relazione che caratterizza la riunione discendente. Non va posto indiscussione se le cose «sentite» sono giuste o sbagliate, se sono buone o cattive, se sono condivisibili o se meno. La domanda da porre è: «avete capito o no? di che cosa avete bisogno in più per poter capire?». L'animatore, perché non avvenga un salto di livello che sconfini in un'altra forma di riunione (tipo ascendente), dichiara esplicitamente che sono sollecitate domande al fine di offrire informazioni complementari e chiarificazioni ulteriori a quanto preedentemente detto. Egli deve favorire le richieste utilizzando un'attitudine benevola e deve attendere pazientemente e quindi essere in grado di tollerare quella fase di silenzio, solita in quasi tutti i gruppi dopo una richiesta del genere.
L'attenzione maggiore deve essere posta nel riformulare tutte quelle richieste che in realtà non sono dirette ad ottenere ulteriori informazioni, ma possono sollevare polemiche o questioni, non affrontabili in quel contesto. L'obiettivo è aiutare i membri del gruppo a riflettere su ciò che in quel momento vorrebbe sapere in più per migliorare la comprensione delle informazioni ricevute. La tecnica della riformulazione della domanda serve oltre che al singolo anche all'animatore, in quanto gli permette di verificare se ha compreso quanto gli viene richiesto, e di mettere nella condizione di rispondere in modo adeguato.
Il numero congruo di informazioni di ritorno è direttamente proporzionale alla intensità dei rapporti interpersonali e alla familiarità nel gruppo. Non bisogna concludere la seduta se non è avvenuta l'intercomprensione reciproca.

Quattro tipi di riunioni discendenti

Dopo aver visto quando utilizzare questo tipo di riunione, vediamo come essa è strutturata. Vanno indicati quattro tipi di incontri in cui l'informazione ha la caratteristica «discendente».

Riunione di semplice informazione

^ La fase preparatoria. È importante sia sul piano tecnico che su quello del contenuto. È necessario che l'animatore, o colui che detiene l'informazione, si sia documentato a fondo e abbia chiaro l'argomento che va a esporre. Quest'ultimo può essere il bilancio del gruppo, l'esposizione di una nuova tecnica, il resoconto di ricerche o di un viaggio, la presentazione di documenti. Il pubblico è composto da persone interessate all'argomento e può essere poco numeroso (lo staff di una associazione) o molto grande (un'assemblea).
^ Durante. L'animatore presenta l'argomento cercando di suscitare interesse, non esita a servirsi di sussidi tecnici come quelli audiovisivi, è attento alle reazioni dell'uditorio.
^ Dopo. Se l'informazione risulta di notevole pregnanza per la vita del gruppo, è compito dell'animatore riassumere in una breve relazione i punti essenziali di quanto detto. Il testo può essere inviato a ciascun partecipante o lasciato in un posto accessibile a tutti.
In questa riunione l'animatore è sostanzialmente un informatore che dà il suo apporto al gruppo. Il ruolo lo mette in una posizione di speciale distacco, simile a quella di un esperto che comunica il suo parere.

Il briefing

Il briefing è un incontro, una riunione informativa preliminare a un'attività o operazione alla quale parteciperanno, in maniera personale ed attiva, tutti i membri del gruppo. In questo caso non si tratta di fornire ai presenti una conoscenza solamente documentaristica, ma dei compiti personali da assolvere nella attività di gruppo imminente. Si pensi, per esempio, agli incarichi preliminari per l'organizzazione di un incontro tra diversi gruppi giovanili di una zona, dove ogni rappresentante sarà incaricato di svolgere un determinato compito, o a quando un animatore divide alcuni incarichi tra i componenti per preparare un campo scuola.
^ La fase preparatoria. Per l'animatore si tratta di prendere una decisione che interessa il gruppo a livello dei fini o dei mezzi, in vista, spesso, di un'azione da compiere o di una scelta da stabilire. Egli raccoglie gli elementi oggettivi (argomenti, fatti, esperienze, esempi) che permettono ai presenti di farsi una esatta opinione del problema.
^ Durante. L'animatore è attento allo svolgimento della discussione, fornisce i chiarimenti richiesti dai partecipanti in vista dell'esecuzione del compito, verifica che tutti abbiano gli estremi necessari per poter realizzare quanto disposto, propone procedimenti di lavoro per il raggiungimento degli obiettivi.
^ Dopo. Il ruolo dell'animatore diventa adesso di capitale importanza, perché deve controllare personalmente, o in équipe, l'esatta applicazione delle decisioni prese, e che ognuno svolga il compito assegnato. Si preoccupa del controllo e della valutazione dei risultati. La sua posizione nella fase successiva alla riunione è dunque di primaria importanza.

L'esposizione di decisioni

Questa riunione somiglia a quella della semplice informazione. La differenza viene data dal livello di coinvolgimento dell'uditorio.
Esempi di questo tipo di riunione possono essere la presentazione di modifiche del regime di lavoro, l'informazione su nuove misure prese dalla diocesi (parroco), il resoconto delle direttive operative superiori che devono essere applicate nel proprio settore di lavoro.

La riunione di contro-informazione

Essa fa parte di una operazione contro il «sentito dire» per contrapporre una notizia vera, formale, ufficiale alle voci infondate. Questo genere di riunioni sono necessarie per tenere su il morale e il tono del gruppo e per evitare che informazioni o decisioni di «corridoio» possano influenzare o addirittura bloccare la vita e la crescita del gruppo.
In linea di massima queste convocazioni riguardano aspetti circa le relazioni interpersonali, divergenze, conflitti. In questo tipo di incontri il ruolo dell'animatore è fondamentale.
^ La fase precedente. L'animatore, che ha sentore di dissapori o del diffondersi di notizie o voci poco attendibili, deve raccogliere il numero maggiore di elementi, in modo da valutare correttamente quanto sta avvenendo e quanto possa danneggiare l'equilibrio del gruppo.
Va precisato che nella vita di un gruppo spesso si possono verificare situazioni analoghe, ma non tutte richiedono una diretta applicazione tramite riunione di controinformazione. Tale discrezionalità è lasciata all'animatore ed alla sua personale valutazione.
^ Durante. L'animatore è esplicito rispetto a quanto è venuto a sapere sui «sentito dire» e soprattutto chiaro, motivando accuratamente, le smentite o le dilucidazioni. Chi ascolta deve uscire dall'incontro con la sensazione che non c'era altro da dire o da chiedere, e che nulla è stato volutamente omesso o detto a metà.
^ Dopo. Il conduttore deve costatare se e quanto tale chiarificazione sta contribuendo al ripristino di una «normale» vita di relazione all'interno del gruppo.

I vantaggi delle riunioni discendenti

Sia per l'animatore che per il componente esistono dei vantaggi dall'uso di queste riunioni discendenti.
Il vantaggio psicologico per l'animatore è di programmare una situazione in cui sicuramente viene ascoltato, dove le persone sono poste nella condizione di dover prendere in considerazione quanto detto. C'è poi un coinvolgimento diretto e immediato dei presenti, attraverso il ricorso al bisogno di familiarità tra i componenti del gruppo e alla necessità di consolidare interessi comuni.
Il vantaggio per i partecipanti, invece, è connesso alla possibilità di accedere alle informazioni in modo chiaro ed esplicito, avere delle direttive e, soprattutto, sapere che esiste qualcuno (sopra) che è in grado di farle eseguire. Tutto ciò, in alcuni momenti di crescita del gruppo, è senz'altro un aspetto imprescindibile, in quanto ne favorisce il vissuto di appartenenza.
I componenti, con questo tipo di riunione, riescono a cogliere ed a situare la loro azione e il loro ruolo rispetto all'insieme del gruppo. L'agire personale viene ad essere coordinato e collegato con quello degli altri. Si arriva così a una comprensione più esatta della propria missione e funzione, e dunque alla possibilità di compierla nella maniera più intelligente.

LE RIUNIONI ASCENDENTI

Si definiscono riunioni ascendenti quegli incontri in cui l'animatore ha come obiettivo quello di raccogliere opinioni, impressioni, idee dai membri del gruppo. Il termine ascendente va inteso allora come possibilità di far «salire» al vertice le informazioni che partono dalla base. È il processo inverso a quanto descritto nelle riunioni precedenti.
In genere, a differenza delle riunioni discendenti, quelle ascendenti sono meno utilizzate, in quanto richiedono delle competenze nell'animatore e delle condizioni ambientali e temporali di cui non sempre si dispone. Spesso, del resto, si parte dalla idea di condurre una riunione con modalità ascendenti, ma ci si ritrova di fatto, nel giro di poco tempo, a presiedere un incontro di tipo ascendente. Lo sottolineiamo, prima ancora di addentrarci nell'esame di siffatte riunioni, perché è uno dei più grossi equivoci e errori in cui un animatore, spinto da propositi «democratici», può incorrere.
Una delle principali caratteristiche dell'incontro ascendente è la «non direttività» dell'animatore, e cioè la sua capacità di farsi accettare, di creare un buon clima e costituire i presupposti per la raccolta delle «confidenze» del gruppo. Il termine va qui inteso non nel senso di qualcosa di intimo, ma di personale. Infatti l'obiettivo del conduttore è mettere in luce sentimenti, attitudini, attese, motivazioni, modi di percepire e di capire dei componenti del gruppo.
La non direttività va allora intesa come capacità di saper attendere i tempi di ciascuno, ma contemporaneamente di sollecitare maggiore partecipazione dei presenti senza risultare intrusivi, giudicanti, incalzanti. Un possibile equivoco è confondere questa modalità con il lassismo, cioè con il non intervento. Essere non direttivo non vuol dire lasciare che il gruppo vada nella direzione che vuole, ma essere presenti senza risultare primi attori.
Indire una riunione ascendente, per un animatore, vuol dire partire da due presupposti:
- ogni membro ha informazioni, impressioni, esperienze personali rispetto all'argomento sul quale il gruppo viene convocato e chiamato a discutere;
- il gruppo, in quanto tale, ha una esperienza collettiva e come tale va invitato ad esprimersi.
Solo se parte da questi presupposti l'animatore può avere fiducia che il gruppo, anche se egli si limita ad un ruolo non direttivo, sarà in grado di fornire elementi, definire programmi, prendere decisioni. La mancanza di fiducia nelle risorse dei singoli e del gruppo in quanto entità, lo porta invece ad abbandonare la posizione non direttiva per quella interventista.
In conclusione, la riunione ascendente ha lo scopo di raccogliere informazioni da persone che ne sono in possesso e che sono dentro la «situazione», permettendo di sapere e comprendere «quello che succede» ed elaborarne i vissuti.

Quando utilizzare le riunioni ascendenti

In quali circostanze l'animatore deve indire questo tipo di incontro e perché? Prima ancor di individuare in quali momenti o in quale fase della vita di un gruppo è preferibile utilizzare questa modalità ascendente, va precisato che tale modalità ha bisogno di un prerequisito per la sua attuazione, e cioé il tempo.
Non è pensabile, a meno che non si voglia boicottare sin dall'inizio l'incontro, programmare una simile riunione con uno spazio temporale limitato. Ciò determinerebbe frustrazioni nei partecipanti, in quanto sentirebbero di non avere lo spazio dovuto per dar voce alle loro esperienze, bisogni, richieste.
Lo stesso animatore verrebbe preso dall'ansia, dall'insoddisfazione e dalla sensazione di non raggiungere l'obiettivo per cui si era indetta la riunione, fino a decidere, sul momento, di adottare una modalità più direttiva di quella che si era prefissato.
In questi incontri il tempo ha un peso importante. Il lavoro di stimolare gli interventi, raccogliere man mano quanto emerge e giungere a una sintesi che veda rispettati i pareri di tutti, non può avere tempi compressi. Spesso può risultare necessario riaggiornare la riunione proprio perché questo processo di raccolta non è completo. Questo tipo di incontri sono, almeno apparentemente, a discapito della efficienza immediata, del programma pronto e confezionato.
Dato per assodato che la variabile tempo e un pre-requisito, la riunione ascendente va utilizzata in alcuni casi precisi.
Anzitutto nella fase iniziale della vita di un gruppo, quando le persone cominciano a chiedersi: perché siamo qui? cosa facciamo? chi è l'altro? cosa si aspettano da me?
Questa fase, caratterizzata dall'incontro e dalla scoperta reciproca dei componenti del gruppo, può essere favorita e avviata da modalità di incontro ascendente.
L'animatore potrà così conoscere le motivazioni, le attese, le paure, i bisogni, le attitudini dei singoli componenti e fra loro. Spesso poi, nella storia di un gruppo, i livelli motivazionali cambiano o modificano la rotta. Quando il conduttore ne ha sentore può accertarsene, e permettere agli stessi membri di prenderne atto, utilizzando tale modalità.
In secondo luogo le riunioni ascendenti risultano determinanti nella programmazione di attività, scelte operative, scelte teoriche in cui il gruppo è coinvolto. Le scelte di gruppo, che non abbiano caratteristica d'urgenza o non provengano da organi superiori per cui non discutibili, vanno prese e condivise da tutti con una modalità di incontro ascendente, dove ciascuno sente di aver diritto di parola e peso nella decisione.
In terzo luogo le riunioni ascendenti sono utili per superare le disfunzioni di gruppo, cioè i momenti di conflitto e frattura, costituzione di sottogruppi ed empasse nella vita comune. Spesso capita che durante una riunione l'animatore coglie una situazione di tensione e quindi decide, quali che siano gli obiettivi o il genere dell'incontro, di interrompere il corso normale della discussione per chiarire ciò che crea empasse. In tal caso è determinante utilizzare una modalità di lavoro ascendente, cercando di ottenere dai presenti elementi, sensazioni, vissuti su quanto sta accadendo.

Lo svolgimento delle riunioni ascendenti

Come si struttura un incontro ascendente e cosa deve fare l'animatore? Paradossalmente l'animatore in questo tipo di riunioni è di fondamentale importanza.
Se la persona che indice un simile incontro è conosciuta come un personaggio direttivo e autoritario, che desidera raggiungere bene e in fretta l'obiettivo che si è prefisso, avrà difficoltà a far passare al gruppo l'idea che di lui si possono fidare e che è disponibile all'ascolto. Non sarà sufficiente aver indetto un incontro ascendente perché le persone modifichino il loro sentimento nei suoi confronti. La paura del giudizio farà sì che ci siano risposte bloccate, fughe, difese, stereotipie, banalità.
La mancanza di fiducia è legata all'ambiguità del ruolo che induce nei presenti ipotesi inquietanti: che cosa vuol sapere? che cosa ne farà?
Quanto finora detto può risultare ancora più pregnante qualora sia un membro esterno al gruppo a indire simile incontro. Si pensi all'intervento di un parroco con un gruppo che ha delle difficoltà di relazione al suo interno. Tale ambiguità di ruolo può risvegliare le difese del gruppo, rinforzando la solidarietà tacita e rendendo piuttosto lungo il cammino di sintonizzazione reciproca.
Da quanto detto risulta necessario che il conduttore sia ben accetto al gruppo. Se poi è un membro esterno al gruppo, deve prendere dei contatti prima della riunione con le figure carismatiche del gruppo, in modo che possano funzionare da trait d'union.
La riunione ascendente per eccellenza è l'intervista di gruppo. L'informazione che si ottiene con l'intervista di gruppo concerne l'esistenza sociale e personale dei partecipanti. Non è un qualcosa che si può ottenere con un questionario, perché in un questionario è impossibile dare spiegazione di quanto è stato vissuto dai membri del gruppo durante alcune fasi della loro esistenza.
In alcuni casi, come nelle situazioni di disfunzione e di conflitto, il gruppo non è cosciente di quel che è successo. Non basta, quindi, ottenere la sua partecipazione, ma bisogna aiutarlo a chiarire gli elementi psicologici confusi, su cui il gruppo non ha ancora riflettuto e di cui quindi non è consapevole.

I momenti importanti nelle riunioni ascendenti

A che cosa deve fare attenzione l'animatore?
I momenti cruciali nella conduzione di una riunione ascendente sono tre: la convocazione, l'introduzione del tema, la raccolta delle informazioni.

La convocazione

È essenziale che dalla convocazione risulti evidente, per i partecipanti, che l'incontro è fondato sul contributo di ciascuno. Si pregano i membri di formulare in anticipo ipotesi, riflessioni, considerazioni circa l'argomento da discutere.
Una corretta convocazione elimina una serie di false attese che potrebbero diventare un ostacolo nel lavoro. In questo tipo di convocazione l'enfasi va data proprio al contributo che ciascuno potrà portare, piuttosto che al tema stesso. Ciò serve a creare una sorta di preparazione psicologica all'incontro.

L'introduzione al tema

L'animatore apre l'incontro dando una serie di indicazioni o elementi inerenti al tema che le persone devono discutere. L'introduzione deve essere breve e l'animatore deve presentare l'argomento da discutere come un fatto «obiettivo», constatato, e le persone presenti come dei testimoni del fenomeno. Egli deve poi fare attenzione a mantenere una posizione neutrale rispetto a ciò che si viene dicendo, soprattutto se l'argomento riguarda situazioni di rapporti interpersonali. Durante questa fase è necessario che il conduttore risulti fuori dalla mischia e non prenda, di partenza, alcuna posizione. Il messaggio importante da trasmettere è che ciò che si sta facendo è utile al gruppo.
È opportuno che l'animatore, dopo aver definito l'area sulla quale avverrà il confronto, espliciti in modo chiaro che la sua funzione, durante la seduta, è di aiutare il gruppo nei suoi sforzi di chiarificazione. Per fare questo, e per non condizionare i presenti, mantiene una posizione neutrale, evitando di dimostrare accordo o dissenso rispetto ai singoli interventi.
L'esplicitazione della sua funzione permette di evitare la possibile frustrazione da parte dei membri, in quanto durante la discussione non saprebbero come contestualizzare il comportamento neutrale dell'animatore.

La raccolta delle informazioni

È questa la fase ascendente vera e propria della riunione. L'animatore, chiarito il tema e definito il suo ruolo, dà il via alla raccolta di quanto il gruppo ha da offrire. Perché questo possa avvenire fluidamente, sarà compito dell'animatore fare attenzione ad alcune «regole».
^ Prima regola: fare in modo che ogni membro del gruppo parli e si esprima su quanto sta avvenendo.
È importante, almeno nella fase iniziale, non permettere che passi la regola del silenzio senza che questa non venga, in qualche modo, esplicitata. Bisogna moltiplicare gli inviti ad intervenire. Se il conduttore conosce bene il gruppo e ha buone relazioni personali con i membri può, già nella prima fase, sollecitare personalmente i «silenziosi». È necessario che questo richiamo non abbia carattere di punizione o del tipo: «Ti ho beccato, sfaticato!», ma sia imperniato sull'idea: «Mi fa piacere sapere cosa ne pensi», oppure: «Ciò che pensi è certamente utile per noi», o ancora: «Sono contento se vorrai intervenire
Spesso questo può anche non essere detto verbalmente, ma trovare lo stesso voce tramite la mimica o l'atteggiamento del conduttore.
Va ricordato che l'incoraggiamento è diretto alle comunicazioni in quanto transazioni e non al loro contenuto, rispetto al quale l'animatore deve poter mantenere la preannunciata neutralità.
^ Seconda regola: fare in modo che vengano accolte tutte le opinioni.
Ogni intervento ha «diritto alla cittadinanza» e come tale deve essere riconosciuto. Spesso si tende a non rilevare contenuti già espressi o privi di significatività. Questo se può essere utile in una riunione discendente, in quanto funzionale allo snellimento del lavoro, può risultare molto nocivo in una riunione ascendente.
Una mancata rilevazione di quanto espresso da un partecipante può favorirne il silenzio e il ritiro.
Va ricordato che in questi incontri l'obiettivo non è la ricerca del dato originale, bensì la costruzione di un confronto che parta dalla base e venga accolto dal vertice. L'animatore deve perciò evitare qualsiasi valutazione, verbale e non (sbadigli, sbuffi). Il messaggio che deve far pervenire ai componenti è l'uguaglianza di diritto e di valore di ciascuno di loro.
^ Terza regola: fare in modo che venga impedita l'inibizione di un partecipante da parte di un altro.
Qualora si verifichino interventi assolutistici da parte di qualche componente, il quale sembra dare ad intendere che qualsiasi altra opinione è da considerare stupida, non bisogna esitare nel richiamarlo, sottolineando che ognuno ha il suo punto di vista soggettivo e che ce ne possono essere molti altri possibili. In casi particolari, se l'animatore ritiene pericoloso ai fini dell'incontro un simile richiamo, può limitarsi a verbalizzare la dannosità dell'effetto dell'inibizione, sottolineando che vanno accolte con benevolenza anche le opinioni contraddittorie.
^ Quarta regola: fare in modo che venga effettuata una riformulazione delle opinioni espresse.
Effettuare una riformulazione delle opinioni espresse potrebbe risultare in contraddizione con la neutralità del conduttore. In realtà tale contraddizione è solo apparente. Infatti, in questo caso, la riformulazione va intesa come aiuto che l'animatore dà al partecipante, nel senso di una delucidazione progressiva.
L'intervento è mirato a far uscire da generalizzazioni, specificare meglio il senso di un termine, concludere frasi lasciate in sospeso, chiarire le parole o i concetti impiegati. Spesso le opinioni divergono perché le persone usano le stesse parole, attribuendo loro significati diversi o attribuendo significati uguali a parole diverse. L'invito alla riformulazione da una parte manifesta un sentimento di accoglienza per chi parla, dall'altra favorisce la partecipazione degli altri e la progressiva chiarificazione di quanto si voleva dire, sentire, dimostrare.
L'animatore, una volta creato il clima e le modalità interattive corrette perché avvenga lo scambio, aiuta il gruppo a passare da un vissuto individuale a uno collettivo. Non bisogna accettare una opinione come definitiva se di fatto non ha ottenuto l'accordo di tutti, bensì evidenziarla come un aspetto del problema esaminato.
Va favorita l'interazione cercando la sintesi fra le opinioni apparentemente contraddittorie. È bene che l'animatore stia in guardia qualora il gruppo tenti di raggiungere un accordo tramite giochi di concessioni sulle opinioni immediate. È solo grazie ad una elaborazione comune che il gruppo può passare a una formulazione più chiara del suo vissuto collettivo. Effettuato questo processo, se persistono due sentimenti contraddittori, è giusto esplicitarlo in quanto verità del gruppo.
L'animatore può utilizzare la lavagna, come elemento visivo, sulla quale fissare il punto di accordo, o le sintesi parziali dell'intervista del gruppo.
Alla fine dell'incontro si tenta di raccogliere quanto emerso in una sintesi in cui trovano espressione e posto i contributi di ciascuno.
Se al termine dell'incontro l'animatore pensa, perché troppo affezionato alle sue idee o perché limitato nel suo campo decisionale e operativo, di non poter prendere in considerazione quanto il gruppo ha offerto, è corretto non indire più riunioni che richiedano un tale coinvolgimento. Spesso molte delle risorse dei gruppi si sono bruciate proprio da esperienze del genere.

I vantaggi delle riunioni ascendenti

Vanno ricordati i vantaggi psicologici che il gruppo può trarre dalle riunioni ascendenti.
^ Migliorano le comunicazioni. Le persone, correttamente stimolate, imparano ad intervenire, superando la paura, la timidezza, la scarsa proprietà di linguaggio, l'idea di risultare banali o scontati. In genere, si nota nel gruppo un aumento di nuove relazioni interpersonali, in proporzione al numero degli interventi avuti nella discussione.
^ Diminuiscono le distanze e le tensioni interne. Come diretta conseguenza di quanto appena detto, si assiste anche ad una forte diminuzione di incomprensioni. Il confronto, se gestito con le modalità descritte finora, permette di chiarire equivoci, e di appurare che dietro le parole diverse si nascondono identici concetti e opinioni. Infine i partecipanti imparano a modificare alcune idee, preconcette e stereotipe, sui vari membri del gruppo.
^ Si eleva il morale del gruppo. L'atteggiamento «neutrale» dell'animatore fa sentire il gruppo e, di conseguenza, i singoli membri, importanti e considerati, cioè persone a cui si chiede di fornire dei pareri e delle impressioni di cui poi si fa tesoro.
^ C'è un apporto di informazioni necessarie per decidere. Un animatore, dopo aver ascoltato e preso atto di quanto ogni partecipante ha detto, è in grado di prendere decisioni in modo adeguato e corretto rispetto al gruppo e alle sue esigenze. Sempre che lui per primo abbia la mente libera da idee stereotipe e da soluzioni presostituite.

LE RIUNIONI-DISCUSSIONE

Le riunioni-discussione si differenziano da quelle precedenti per il tipo di contenuti, ma non per il tipo di conduzione, analogo a quelle delle riunioni ascendenti.
Mentre nelle riunioni ascendenti il tema è «interno» al gruppo e legato alla sua stessa esistenza, nelle riunioni-discussione l'incontro è finalizzato a prendere delle decisioni e risoluzioni, oppure ad arrivare a delle conclusioni rispetto ad un determinato tema.
Le riunioni-discussione si possono distinguere in tre gruppi.
^ Riunioni a tema. Possono rientrare in questa categoria gli incontri che prevedono un dibattito su un tema stabilito. Si pensi alla preparazione di un convegno, di un articolo, di un camposcuola.
^ Le discussioni preliminari. Questo tipo di incontro viene effettuato in una fase precedente la riunione vera e propria. In genere la prassi vuole che nel «subito dopo» si convochino gruppi, incontri, assemblee. In questo caso invece, la riunione preliminare può diventare:
- da una parte, un modo per far esprimere i pregiudizi «a priori» o le false informazioni in circolazione sull'argomento da dibattere nel gruppo;
- dall'altra, un modo per ottenere una adeguata sensibilizzazione del singolo e del gruppo nel suo insieme. Si possono infatti verificare le aspettative, i bisogni di sapere e apprendere, le attenzioni da avere per una buona riuscita della riunione vera e propria e per una assimilazione delle sue informazioni.
^ Le commissioni di lavoro. Questo tipo di incontro, molto conosciuto e utilizzato, può essere preparatorio ad un qualcosa che avverrà successivamente, ma anche posteriore rispetto a riunioni di tipo ascendente. Così, per esempio, si può prevedere una commissione di lavoro, per preparare un convegno, una prima bozza di un progetto, oppure per riordinare le informazioni di un convegno.

CONCLUSIONE

Prima di convocare una riunione è opportuno che l'animatore si soffermi a verificare cosa vuole ottenere.
Così, ad esempio, è bene che si rifletta per verificare se desidera solo passare delle informazioni senza che queste si disperdano nel vento.
In questo caso utilizzerà una riunione di modalità discendente.
Se invece gli preme conoscere le motivazioni, le attese, i bisogni dei membri del gruppo, allora farà ricorso a modalità di lavoro e a tecniche di tipo ascendente.
Se infine si propone di attivare un confronto su un argomento specifico, può convocare una riunione-discussione.
E importante, in ogni caso, che la differenziazione ora presentata non venga presa dall'animatore in modo rigido. Può accadere che in un incontro si renda necessario passare da una modalità di tipo discendente ad una di tipo ascendente, per poi ritornare nuovamente alla prima.
Per operare questo cambio è necessario che l'animtore sia consapevole di ciò che sta facendo. Se durante un incontro egli intuisce una crasi tra ciò che vuole ottenere e ciò che effettivamente sta succedendo, deve fermarsi e prendere tempo (anche solo dieci minuti) per verificare se la propria conduzione è congrua con quanto si era prefissato di raggiungere. Alla ripresa della seduta, se necessario, modifica il proprio atteggiamento e lo stile della conduzione. Questo risulterà più utile ai fini del lavoro che non il voler procedere avanti a tutti i costi.
Infine, va ricordato che in tutti i tipi di conduzione l'animatore può, e spesso deve, fare ricorso a particolari tecniche di facilitazione. Rimandiamo in proposito a quelle pubblicate nei mesi scorsi (da gennaio a agosto 1985) su questa rivista.